¿Qué puede hacer el BI por la restauración?

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Partimos de que el centro de toda nuestra actividad es el Cliente y uno de nuestros objetivos es incrementar el valor que percibe; para lograrlo debemos actuar, principalmente, sobre los Clientes, el Producto y el Servicio, el cumplimiento del desempeño nos vendrá dado, entre otros, por la Rentabilidad del negocio.

Clientes – Sin ellos no hay negocio. Conocer su comportamiento permite alinearse a sus preferencias y expectativas

Producto – Motivo principal por el que vienen nuestros clientes. Conocer su aceptación por parte de los clientes permite su mantenimiento en nuestra oferta

Servicio – Donde y como lo facilitamos es clave para la satisfacción del cliente.

Rentabilidad – El motivo principal del negocio, no somos una ONG. Incremetar la rentabilidad cumpliendo con las expectativas del cliente.

Bien, ya conocemos donde podemos actuar, ahora toca ver el conocimiento que nos aporta el software de BI con el que cuenta nuestro terminal punto de venta  para determinar:

  • ¿Qué vendemos bien?
  • ¿A quién y con qué frecuencia?
  • ¿Dónde y cómo facilitamos el producto?
  • ¿Con qué margen contribuye cada producto a la rentabilidad del negocio?

Analizar el comportamiento de los clientes

Siempre sabemos cuál es nuestro volumen de ventas, la famosa “Z”, pero por si solo no es un dato determinante. Conocer el comportamiento de nuestros clientes es clave para tomar decisiones sobre nuestra disponibilidad de mesas, el personal necesario, inventario, aprovisionamiento, etc.

  • ¿Qué días y horas tenemos más afluencia de clientes?
  • ¿Con qué que antelación y días nos hacen las reservas?
  • ¿Qué nivel de cancelación o no presentados tenemos?
  • ¿Cuál es el gasto medio del cliente, tiquet o factura?
  • ¿Qué diferencias comparativas hay con años anteriores?

Este análisis unido al módulo de CRM de nuestro programa de gestión nos permitirá conocer las peculiaridades de los clientes en cuanto a preferencias, alergias, frecuencia de visita.

  • ¿Cuáles son sus platos, vinos y bebidas favoritos?
  • ¿Qué días suele venir y con qué frecuencia?
  • ¿Cuál es su gasto total y medio por tiquet o factura?
  • ¿ Está interesado en…?

Y, si tenemos varios establecimientos

  • ¿Qué establecimientos visita más a menudo?
  • ¿Cuáles son sus datos consolidados?

Analizar el producto puesto a disposición de los clientes

El conocimiento de nuestro producto, sus componentes y aceptación del mismo nos permite alinear nuestra oferta a las expectativas del cliente y a la rentabilidad del negocio.

  • ¿Qué niveles de aceptación tienen los diferentes productos?
  • ¿Cuales son más populares dependiendo del periodo?
  • ¿En qué periodos se venden con más o menos asiduidad?
  • ¿Qué existencias debemos de tener dependiendo de la rotación?
  • ¿Qué criterios aplicar para seleccionar proveedores, calidad, precios, etc.?
  • ¿Cómo se comportaron los diferentes productos en años anteriores?

Analizar el servicio que ofrecemos

Evaluar  como se desarrollan los diferentes procedimientos que se desarrollan durante el servicio nos permite evitar errores y mejorar la satisfacción de los clientes.

Se deberá disponer de información sobre el comportamiento de las diferentes areas (salones privados, salas, terraza, bares, etc), mesas y personal dependiendo de fechas y horas.

  • ¿Que áreas o incluso mesas tienen mayor venta?
  • ¿Cuál es la duración media del servicio en una mesa?
  • ¿Qué niveles de error hay en la presentación del tiquet o factura?
  • ¿Qué camareros son más productivos, en que fechas, a que horas, etc.?
  • ¿Qué nivel de rechazo o devolución a cocina tenemos?
  • ¿Cumplimos con los tiempos de preparación y presentación en mesa?
  • ¿Qué sucedió el año anterior, tenemos comparativas por fechas, días e incluso horas?

Analizar costos, márgenes y rentabilidad

La rentabilidad es importante en cualquier empresa ya que marca la continuidad del  negocio y la posibilidad de realizar futuras inversiones.

Conociendo nuestros costes e ingresos más ínfimos tenemos la oportunidad de redirigir nuestro rumbo hacia situaciones más favorables que nos permitan incrementar el valor percibido por nuestros clientes, el valor añadido que ofrecemos y los beneficios a la propiedad.

  • ¿Cuál es el coste de productos ofrecidos?
  • ¿Cuáles son los márgenes absolutos y relativos de los diferentes productos?
  • ¿Qué platos son más y cuales menos rentables?
  • ¿Qué días son más rentables?
  • ¿Qué areas del establecimiento son mas rentables?

Si, además, tenemos el terminal punto de venta integrado con la contabilidad y podemos cruzar datos y obtener información relevante como:

  • ¿Cuáles son los costes de personal por cliente?
  • ¿Cuál es nuestro GOP (Gross Operating Profit)?

¿Cómo aplicar el conocimiento?

El objetivo del BI es convertir los datos de cada operativa del negocio en conocimiento para utilizarlo en la toma de decisiones estratégicas o de gestión. Como ejemplo:

  • Realizar promociones, presentaciones, jornadas gastronómicas, catas, etc. y enfocarlas hacia los clientes que tengamos agrupados por segmentos, preferencias, volumen de gasto, etc.
  • Desarrollar programas de fidelización en base a puntos por gasto o descuentos directos.
  • Establecer precios de venta en función de los costes y la popularidad.
  • Optimizar la carta analizando las preferencias de los clientes y, la popularidad y rentabilidad de los platos.
  • Fijar una plantilla óptima y sus turnos de trabajo en función de las necesidades evitando momentos ociosos.
  • Establecer sistemas de retribución variable en función de objetivos.
  • Prever momentos de máxima demanda y realizar previsiones de compras y personal.
  • Ajustar nuestros volúmenes de compra y su periodicidad negociando mejores condiciones con nuestros proveedores.
  • Controlar los costes y la calidad ofrecida.
  • Rediseñar procesos que permitan anticiparnos a los errores.
  • Definir un cuadro de mando integral que nos muestre los indicadores del desempeño de nuestra gestión.

 

 Pasa a la acción, no lo demores más

Los terminales punto de venta o programas de gestión actuales permiten generar y tratar cantidades ingentes de datos que, como hemos visto, facilitan un conocimiento vital para el desarrollo del negocio.

La tecnología actual de acceso a los datos desde cualquier ubicación o dispositivo, la nube, permiten a los gestores consultar en su TPV la marcha del negocio e incluso tomar rápidas decisiones que afecten a los establecimientos sin necesidad de presencia física en ellos.

Los gestores no tienen excusa si no ponen en acción un sistema de gestión basado en el BI. Además, el coste de implantación en la empresa de un sistema de gestión que aporte conocimiento se paga por sí mismo con el aumento en la ventas, la reducción de costes, la adecuación del personal y optimización de los procesos.

Y, ¿cómo no?, incrementando el valor percibido por nuestros clientes. Nuestro objetivo.

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