¿Como aplicar el Business Intelligence en la restauración?

Business Intelligence

La gestión de un restaurante era “sencilla”, se acondicionaba la cocina y sala, un chef conocedor del tipo carta a implementar en nuestro restaurante y tras captar a un personal profesional y atento se quedaba a la espera de los clientes que disfrutarían de nuestra cocina e instalaciones.

Las decisiones para realizar cambios en la gestión del establecimiento eran lentas y no se basaban en datos objetivos, se producían tras recomendaciones del personal o conocidos, quejas de los clientes, observando que hacia la competencia directa o apostando por la intuición del gerente o propietario.

Actualmente, la elevada competencia y, los cambios en las expectativas y comportamientos de los clientes obligan a gestionar basándose en una información veraz e inmediata que permita resolver problemas, tomar decisiones o definir estrategias sin dilación. Estamos en la era de la inteligencia de negocios, el business intelligence (BI).

Por término general, el BI son “las aplicaciones, herramientas y prácticas que permiten el acceso y el análisis a la información con el objetivo de mejorar y optimizar las decisiones y el rendimiento“.

Hay que olvidarse de adivinar, ahora disponemos de los resultados concretos que permiten alcanzar los objetivos de mejorar la satisfacción del cliente, aumentar las ventas y reducir los costos. Fácil ¿verdad?

Lo interesante es que se dispone de la mayor parte de la información necesaria, está esperando a ser analizada en los puntos de venta, en la gestión de almacén y de los aprovisionamientos, la contabilidad, etc.

El software de gestión del establecimiento debe de ser capaz de rastrear, evaluar y convertir estos datos en conocimiento que proporcione compresión del comportamiento de los clientes, la evolución del negocio y unos resultados más atractivos. La primera tarea será analizar si nuestro software de gestión facilita la adquisición de conocimiento o es una simple “caja registradora informática avanzada”.

Imaginar las decisiones a tomar si se conoce en tiempo real:

• Que platos debemos promocionar, mantener o eliminar de la carta en función de su demanda y rentabilidad.
• Que elementos de los menús son más demandados o menos.
• El comportamiento de nuestros clientes en cuanto a cumplimiento de expectativas, preferencias, frecuencia diaria y horaria, volumen de facturación, etc.
• El comportamiento de la sala, mesas más productivas, más utilizadas dependiendo de las horas o servicios, etc.
• Resultados de nuestras promociones.
• Márgenes de los diferentes platos.
• Variaciones a nivel de almacén que afecten a la rentabilidad.
• Etc.

Es increíble el conocimiento que se puede adquirir disponiendo de una información de calidad. Como gestores tenemos la obligación de aprovechar la tecnología para aportar el conocimiento práctico que genere resultados positivos en nuestro negocio.

¿Cuáles son nuestras fuentes de datos?

Dependiendo del volumen de nuestro negocio así será el de los datos que se generan. Este gran volumen de datos (Big Data) proviene de fuentes internas y externas a nuestro negocio y los podemos encontrar en forma de:

datos estructurados, suelen responder a las cuestiones “que, quién, como, cuando y donde” se realizan las ventas. Son datos internos que se generan durante las operaciones diarias del negocio.

datos no estructurados, suelen responder a “por qué” se produce la venta, que motivación han tenido nuestros clientes para comprar. Pueden venir de información interna. Por ejemplo, varios establecimientos en diferentes ubicaciones que generan patrones de población, habitualidad, etc. También pueden ser datos que solemos encontrar fuera del negocio, en el mundo online. Por ejemplo, cual es la tendencia en la restauración, el aumento o disminución de popularidad de un tipo de cocina, los nuevos segmentos o nichos de mercado, etc.

El objetivo de la captación de datos es prever los comportamientos y tendencias de nuestros clientes para alinear nuestra oferta a los cambios y oportunidades de negocio.

La restauración genera una cantidad ingente de datos:

• Preparar nuestra oferta gastronómica.
• Realizar los aprovisionamientos con proveedores.
• Elaborar la comida.
• Gestionar al personal.
• Dar el servicio y atender al cliente.
• Evaluar la calidad de nuestro servicio.
• Etc..

En todos esos procesos se genera una gran información, accediendo a ella de una manera rápida y precisa nos permite controlar la operativa del negocio de una forma más efectiva.

Si no medimos algo, no se puede entender ni controlar y, si no se controla no se puede mejorar.

Como muestra:

• Se generan muchos tiques reimpresos o anulados, donde, quien, a qué horas.
• Que personal, días, horas o áreas del negocio son más productivas y cuales menos.
• Realizamos muchas invitaciones por errores en el servicio.
• Etc.

La información que generamos nos ofrece la oportunidad de ser procesada para identificar tendencias, reducir costos, rediseñar procesos, obtener información y proporcionar una mejor experiencia a nuestros clientes.

La gran mina de los datos está en el software del punto de venta, todo se ejecuta a través de él y si no se aprovecha la captación de datos y la potencia de sus informes se están perdiendo grandes oportunidades de mejora en el negocio.

 

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